Sehr geehrte Mandanten,
mit der Zustimmung zum Wachstumschancengesetz des Bundesrats vom 22. März 2024 hat die Bundesregierung die EU-Vorgaben zur Einführung der elektronischen Rechnung in nationales Recht umgesetzt.
Der Hintergrund hierfür war, dass innerhalb der EU jährlich ein Umsatzsteuerbetrug von rd. 100 Mrd.€ stattfindet, dass man auf diese Weise versucht zu unterbinden.
Im Einzelnen geht es um folgendes:
Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen/Unternehmer ohne Ausnahme im B2B-Bereich (Geschäftskundensegment) in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das betrifft grundsätzlich alle steuerbaren und steuerpflichtigen Lieferungen und sonstigen Leistungen im Inland. Eine Ausnahme hiervon gilt für Fahrausweise sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.
Eine E-Rechnung ist gemäß § 14 UStG bzw. der EU-Norm 16931 nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung zulässt (ein PDF-Dokument zählt nicht hierzu).
Momentan gibt es nur zwei Formate die hierfür in Frage kommen:
a) XRechnung (nur maschinenlesbar) und b) ZUGFeRD-Format ab Version 2.01.
Ab dem Jahr 2025 entfällt auch der Vorrang der Papier-Rechnung. Jedes Unternehmen/Unternehmer darf ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden. In den Jahren 2025 und 2026 besteht aber übergangsweise die Möglichkeit, Papier-Rechnungen (auch im PDF-Format) an die Geschäftskunden zu versenden. Werden diese Papier-Rechnungen aber im PDF-Format versendet, darf dies nur noch mit Einwilligung des Rechnungsempfänger geschehen.
Wichtig ist hierbei, wenn sich der Rechnungsaussteller für eine E Rechnung entscheidet, muss der Rechnungsempfänger diese annehmen und muss von diesem im erhaltenen
Ursprungsformat gespeichert werden.
Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen/Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € Rechnungen weiterhin in Papier oder im PDF-Format, versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 €, müssen dann zwingend im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmen/Unternehmer verpflichtet im B2B-Bereich E-Rechnungen zu versenden.
Handlungsbedarf
Nachdem alle Unternehmen/Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 erhaltene E-Rechnungen im Ursprungsformat speichern müssen, müssen sie sich hierfür um eine Softwarelösung bemühen, damit die Lesbarmachung der E-Rechnungen jederzeit möglich ist (zur Klarstellung, dass betrifft auch Gutschriften).
Aktuell gibt es hierfür folgende (seriöse) Anbieter:
ADDISON, Billomat, DATEV eG, FastBill, Lexoffice, Papierkram Pro+, sevDesk, WISO Mein Büro.
Auch andere Länder innerhalb der EU habe die E-Rechnung eingeführt oder sind gerade dabei (z.B. Italien, Ungarn, Spanien). Die nationalen Anforderungen an die E-Rechnung unterscheiden sich aber, sodass deutsche Unternehmen/Unternehmer die auch in diesen Ländern tätig sind, eine eigene länderspezifische Lösung benötigen um die
E-Rechnung zu empfangen und verarbeiten zu können.
E-Rechnungen müssen ab dem Jahr 2025 nicht zwingend per E-Mail versendet werden. In der Automobilindustrie erfolgt oftmals z.B. die Kommunikation über ein spezielles Kundenportal über das dann auch die E-Rechnung versendet werden könnte. Hierfür ist es sinnvoll mit Ihrem Geschäftspartner dies abzuklären.
Wichtig ist noch folgendes, wenn Sie ab dem Jahr 2025 nicht in der Lage sein sollten E-Rechnungen zu empfangen, ist bisher nicht vorgesehen das hierfür ein Bußgeld festgesetzt wird. Allerdings haben dann alle Unternehmen/Unternehmer das praktische Problem, wer eine E-Rechnung nicht lesen kann, kann diese nicht prüfen, nicht bezahlen und ein Vorsteuerabzug ist auch nicht möglich.
Für ALLE Geschäftsbeziehungen mit End-Verbrauchern (Privatkunden), bleiben Papierrechnungen weiterhin erlaubt.
Sofern Sie zu diesen Themen noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Frank-Th. Wick