Sehr geehrte Mandanten,
die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat zum Thema „Kassenführung“ folgende aktuellen Informationen veröffentlicht:
Einsatz von elektronischen Kassen.
Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Hierbei müssen alle Einzeldaten die durch die Nutzung der Kasse entstehen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
– jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar, aufbewahrt werden. Dies schließt die Aufbewahrung von Handbüchern, Bedienungs- und Programmierungsanleitungen mit ein.
Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kassendaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.
Wird ein Kassensystem verwendet, bei dem eine dauerhafte Datenspeicherung wie oben ausgeführt technisch nachweislich nicht möglich ist, darf diese Kasse nicht mehr eingesetzt werden. Der Unternehmer ist verpflichtet ein neues Kassensystem anzuschaffen
Einsatz von offenen Ladenkassen
Beim Einsatz von sog. „offenen Ladenkassen“ gilt ebenfalls grundsätzlich, dass alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen sind.Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert (z.B. Brötchen, Zigaretten, Gemüse etc.) an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld (z.B. Handkassen, Wechselgeld, Portokasse etc.) täglich zu zählen.Die Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß. Darüber hinaus sollte die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachgewiesen werden.Bitte beachten Sie zudem, mit Standardsoftware (z.B. Office-Programmen wie Excel) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften zur Kassenführung.Wir werden Ihnen daher zeitnah die Vorlage einer DATEV-Excel-Kasse die revisionssicher ist zur Verfügung stellen.
Folgen von Mängeln
Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchhaltung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) wird dann nicht berücksichtigt und das Finanzamt ist zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen berechtigt.Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben der Umsatz- und Gewinnschätzung regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Löschen von Daten bzw. bei Manipulationen der Programmierung von Kassensystemen durch Unternehmer/fremde Dritte/ Kassenhersteller /IT-Unternehmer etc. liegt zudem ein Straftatbestand vor, der entsprechend geahndet wird.
Sofern Sie dazu noch Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Frank-Thomas Wick