Sehr geehrte Mandanten,
das Bayerische Landesamt für Steuern hat in seiner Verfügung vom 28. Juli 2010 nochmals klargestellt, das es sich bei einem elektronisch übermittelten Kontoauszug um ein originär digitales Dokument handelt. Allein mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszuges genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten jedoch nicht.
Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszuges ist es daher erforderlich, das die Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert wird (§ 147 Abs. 2 und 4 AO). Dabei sind sowohl die GoB als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten. Die GoBS setzen voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten im System des Kunden oder vor dem Speichern (oder ähnlichem) nur noch nachvollziehbar verändert werden können. Die Übermittlung und Speicherung der Daten im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen nicht, da bei diesem Format eine leichte und nicht mehr nachvollziehbare Änderung möglich ist.
Alternativ kann aber die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs erfolgen oder auch die Vorhaltung des Auszugs beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist stellt eine Lösung dar.
Mit freundlichen Grüßen
Frank-Thomas Wick